Privatlivspolitik for Tetris A/S

Senest ændret den 16. marts 2020

Vi værner selvfølgelig om dit privatliv.

Derfor beder vi kun om oplysninger, når det giver mening i forhold til vores kommunikation med dig, eller hvis vi på andre måder skal hjælpe dig. Det kan for eksempel være, hvis du vil leje eller købe en bolig, vi opfører.

Vi bruger en lang række forskellige teknologier til at tilpasse vores kommunikation og markedsføring. Derfor kan du opleve, at du støder på kommunikation og markedsføring på forskellige digitale platforme (fx sociale medier), der er tilpasset ud fra anonymiserede data som interesser, køn, bopæl, demografi og andet. Men vi køber ikke personlige oplysninger, og vi har ikke adgang til konkrete personinformationer for at målrette denne kommunikation.

I vores privatlivspolitik kan du blandt andet læse, hvornår vi indsamler oplysninger om dig, hvilke oplysninger vi indsamler, hvad vi bruger dem til og hvilke rettigheder du har.

Vi er ansvarlige for dine persondata

Denne hjemmeside ejes og drives af Tetris A/S (”Tetris”), CVR-nr. 31 85 27 65, Rentemestervej 14, 2400 København NV.

Tetris er ansvarlig for al data, der indsamles og behandles via hjemmesiden og via de tjenester, vi tilbyder.

Har du spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, er du altid velkommen til at skrive til persondata@tetris.as.

1. Hvornår indsamler vi oplysninger? Hvilke oplysninger indsamler vi? Og hvorfor gør vi det?

Når du tilmelder dig et nyhedsbrev på vores hjemmeside, behandler vi disse oplysninger om dig:

Navn, e-mailadresse og i nogle tilfælde postnummer.
Vi behandler dine personoplysninger for at kunne sende dig markedsføringsmateriale, herunder at målrette vores kommunikation med dig på baggrund af dine interesse- og fokusområder samt sende dig relevant markedsføring i form af bl.a. invitationer til arrangementer.
Vi fører også statistik for læsning og brug af vores nyhedsbreve, f.eks. om du trykker på et link i nyhedsbrevet, og om du åbner eller videresender nyhedsbrevet – vi registrerer ikke, hvem du videresender det til.
Hvis du tilmelder dig vores nyhedsbreve, giver du samtykke til, at vi kan sende vores nyhedsbreve til dig. Vi sælger ikke dine oplysninger og du kan altid afmelde dig nyhedsbrevet.
Vores behandling sker på baggrund af databeskyttelsesforordningens artikel 6.1(a).

Når du tilmelder dig en interesseliste på kernehusene.dk, behandler vi disse oplysninger om dig:

Navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, oplysninger om køn, jobstatus, nuværende boform, civilstatus, alder, familieforhold og formue/indkomst.
Vi behandler dine personoplysninger for at kunne kontakte dig i forbindelse med udlejningsprocessen og fællesskabsopbygningen. Vi bruger oplysningerne til at foretage en kvalificeret prioritering af alle opskrevne personer på interesselisten. Du vil således blandt andet blive kontaktet med henblik på prioritering af dit valg af lejlighed i det projekt, du har skrevet dig op til. Vi eller vores administrator vil kontakte dig, hvis vi kan tilbyde dig en lejlighed, og stå for kontakten med dig frem til en lejekontrakt er underskrevet. Når lejekontrakten er underskrevet, vil du blive kontaktet med invitation til at deltage i fællesskabsunderstøttende arrangementer.
Takker du nej til en bolig i projektet, behandler vi dine personoplysninger med det formål at kontakte dig for din feedback, så vi kan forbedre vores service og koncept.
Hvis du tilmelder dig en af vores interesselister, har du mulighed for at give samtykke til et eller flere af ovennævnte formål. Du kan altid trække dit samtykke tilbage.
Derudover behandler vi nuværende boform, boligønsker, fællesskab/aktiviteter samt formue/indkomst i anonymiseret form til brug for statistiske formål.
Vores behandling sker på baggrund af databeskyttelsesforordningens artikel 6.1(a) og 6.1(f).

Når du kommunikerer med os via e-mail eller andre kanaler, behandler vi disse oplysninger om dig:

Navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer.
Vi behandler dine personoplysninger for at kunne kommunikere med dig om den ønskede henvendelse.
Vores behandling sker på baggrund af databeskyttelsesforordningens artikel 6.1(f).

Når du søger en stilling hos os, behandler vi disse oplysninger om dig:

Navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer.
Din ansøgning, eksamen, uddannelsesmæssig baggrund, CV og andre forhold, du oplyser os af relevans for vores behandling af din ansøgning.
Dit CPR-nr.
I særlige tilfælde behandler vi oplysninger om straffedomme og lovovertrædelser eller følsomme personoplysninger såsom politisk overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold, helbredsoplysninger eller lign.
Søger du job hos os, behandler vi dine personoplysninger for at foretage en vurdering inden indgåelsen af en eventuel ansættelseskontrakt.
Vores behandling sker på baggrund af databeskyttelsesforordningen artikel 6.1(f), 9.2(a), og hvor vi indhenter referencer, indsamler vi dit samtykke på baggrund af databeskyttelsesforordningen artikel 6.1(a).

Når du deltager i et af vores arrangementer, behandler vi disse oplysninger om dig:

Til arrangementer som åbent hus, rejsegilde eller andre events bliver der taget billeder.
Billederne bliver brugt til markedsføring på de sociale medier som Facebook, Instagram og LinkedIn og på vores hjemmeside samt til brug for nyhedsbreve.
Hvor det er nødvendigt, indhenter vi dit samtykke.
Vores behandling sker på baggrund af databeskyttelsesforordningen artikel 6.1(a) og 6.1(f).

Når du bor i en bolig – enten som ejer eller lejer – hvor vi er administrator for ejerforeningen, behandler vi disse oplysninger om dig:

Dit navn, adresse, telefonnummer og mailadresse til oprettelse og ajourføring af forenings- og beboerkartotek.
Såfremt medlemmer af ejerforeningen er en juridisk person, behandler vi tillige oplysninger om personer, som er ansat i, repræsenterer eller ejer den juridiske person.
Familiemæssige forhold og oplysninger om husstand.
Betalingsoplysninger, herunder bankkonto, evt. betalingsmisligholdelse, insolvens- eller konkurserklæringer og udlæg.
Oplysninger om og korrespondance vedrørende medlemsforhold i ejerforeningen, herunder forbrugsregnskaber og adgangsnøgler.
Tinglyste oplysninger som servitutter, rettigheder og gæld.
Som udgangspunkt behandler vi ikke følsomme personoplysninger om dig, medmindre der er et behov for dette. Det kan være helbredsoplysninger i forbindelse med særlige tilretninger af din lejlighed, oplysninger i forbindelse med modtagelse af tilskud via serviceloven eller anden sociallovgivning eller oplysninger om opsætning af nøgleboks til brug for hjemmeplejen. Det kan også være bestyrelsesmedlemmernes CPR-nr. til brug for oprettelse af betalingsaftale hos Nets Denmark A/S.
Oplysningerne bruges til varetagelse af den daglige boligadministration, som f.eks. registrering og afstemning af indbetalinger, registrering af ejerskifte, kommunikation med dig, udarbejdelse af årsrapporter og generalforsamlingsreferater m.v., opkrævning af medlemsbidrag og andre udgifter, der udspringer af dit medlemskab af ejerforeningen og udsendelse af påkrav, evt. særaftaler eller tilladelser om f.eks. husdyrhold, vedligeholdelsespligt, forbedringer eller udlejning, evt. klager fra dig eller klager om dig modtaget fra en anden.
Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af:
- Databeskyttelsesforordningens artikel 6.1(b) (for at opfylde administrationsaftalen med ejerforeningen),
- Databeskyttelsesforordningens artikel 6.1(f) (vores eller ejerforeningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)),
- For at opfylde lovkrav (herunder Lejeloven, Boligreguleringsloven og Bogføringsloven),
- Databeskyttelsesforordningens artikel 6.1(a) og 9.1(a) (i henhold til dit samtykke). Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

2. Hvor får vi oplysningerne fra?

Normalt får vi oplysningerne fra dig.

Hvor vi behandler oplysninger om dig som beboer i en ejerforening, vi administrerer, kan oplysningerne også kommer fra:

Skovkvarteret II ApS, såfremt du har købt din bolig af dem.
Ejendomsmæglere, hvor du ikke har købt din bolig af Skovkvarteret II ApS.
Borigo ApS, hvis du har oprettet en brugerprofil på platformen, som fungerer som ejerforeningens intranet.
Din udlejer.
Andre beboere i ejerforeningen.

3. Hvad indsamler vi fra andre kilder?

Vi modtager information om dig fra sociale medier som fx Facebook, LinkedIn, Instagram og Twitter, herunder når du interagerer med os på de sociale medier, og hvilket indhold du tilgår på sociale medier. De oplysninger, vi modtager, er almindelige personoplysninger som navn og interesser. Oplysningerne, vi modtager, styres af persondatapolitikken på det relevante sociale medie, og vi opfordrer dig derfor til at læse den.

4. Hvem modtager dine personoplysninger?

Vi behandler dine personlige oplysninger fortroligt og videregiver generelt ikke oplysningerne til tredjeparter, medmindre vi er forpligtet til det i henhold til lovgivningen, du har givet samtykke hertil, eller hvis det er nødvendigt for at forfølge de formål, som vi har beskrevet ovenfor.

Oplysningerne kan overlades til eksterne leverandører, som hjælper Tetris med driften af virksomheden (databehandlere). I givet fald vil der være indgået en skriftlig aftale (databehandleraftale) om deres behandling af dine personoplysninger.

Som eksempel på databehandlere kan nævnes vores eksterne IT-konsulenter, cloudservices og andre elektroniske platforme samt administrator, herunder:

NTD ApS, som leverer vores IT-løsninger.
Microsoft ved brugen af deres Office 365-pakke.
Det Mindre Bureau, som administrerer vores hjemmeside og nyhedsbreve.
Sociale medier såsom Facebook, LinkedIn, Instagram og Twitter.
Deas A/S, som administrerer vores udlejninger af Kernehusene og modtager vores interesseliste og eventuelle henvendelser fra dig.

Når du bor i en bolig – enten som ejer eller lejer – hvor vi er administrator for ejerforeningen, kan der også ske videregivelse af oplysninger i disse situationer:

Bliver boligen sat til salg, videregives relevante oplysninger om boligen, herunder beboelses- og lejeforhold, til potentielle købere.
Lejekontrakter kan blive videregivet til brug som sammenligningslejemål til din udlejers advokat, huslejenævn eller andre udlejere samt deres repræsentanter, der har en interesse i at få dokumenteret det lejedes værdi.

Uanset hvor dine personlige oplysninger bruges af os eller af vores leverandører, der udfører tjenester på vores eller dine vegne, træffer vi passende foranstaltninger for at beskytte dine personlige oplysninger.

Tetris anvender databehandlere, herunder Microsoft, Facebook, LinkedIn, Instagram og Twitter, hvor vi ikke har adgang til at ændre databehandlernes standardvilkår omkring opbevaring og behandling af personoplysninger.

På samme måde kan vores databehandlere anvende underdatabehandlere, herunder Microsoft, hvor vores databehandlere ikke har adgang til at ændre underdatabehandlernes standardvilkår omkring opbevaring og behandling af personoplysninger.

Videregivelsen af almindelige personoplysninger sker på baggrund af databeskyttelsesforordningens artikel 6.1(a), 6.1(c) eller 6.1(f).

5. Overførsel til modtagere i tredjelande

I udgangspunktet overfører vi kun data indenfor EU. Hvis vi overfører dine oplysninger til eksterne selskaber uden for EU/EØS, sikrer vi, at der er truffet passende sikkerhedsforanstaltninger, herunder ved at benytte Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser om dataoverførsel (som findes på EuropaKommissionens hjemmeside) i vores aftaler med parter, som modtager personoplysninger.

Ved Tetris’ eller vores databehandleres brug af Microsoft bliver personoplysninger overført til, opbevaret og behandlet i USA eller et andet land, hvor Microsoft eller dets underdatabehandlere driver forretning. Alle overførsler, Microsoft forestår af personoplysninger til et tredjeland eller en international organisation, underlægges passende beskyttelsesforanstaltninger som beskrevet i Persondataforordningens artikel 46. Derudover er Microsoft certificeret til EU-USA og Schweiz-USA Privacy Shield Framework og forpligtelserne i henhold hertil. Der henvises i det hele til Microsofts vilkår for online-tjenester: http://www.microsoftvolumelicensing.com/Downloader.aspx?DocumentId=15504

6. Hvornår sletter vi dine oplysninger?

Vi opbevarer ikke dine personlige oplysninger længere, end det er nødvendigt for at opfylde de formål, som vi indsamlede oplysningerne til, eller så længe som det er krævet, for at vi kan overholde vores juridiske forpligtelser overfor dig eller tilsvarende sikre vores rettigheder.

Når du tilmelder dig et nyhedsbrev på vores hjemmeside:

Vi sletter dine oplysninger, når du tilbagekalder dit samtykke, framelder dig nyhedsbrevet, eller vi registrerer, at nyhedsbrevet ikke bliver åbnet.

Når du tilmelder dig en interesseliste på kernehusene.dk:

Vi sletter dine oplysninger, når du flytter ind i en bolig i det pågældende projekt.
Takker du nej til en bolig i det pågældende projekt, men har givet os samtykke til at måtte kontakte dig efterfølgende, sletter vi dine oplysninger senest, når de første boliger på det pågældende projekt er indflytningsklare. Det svarer som regel til et 1 år efter opskrivning.
Vi sletter dine oplysninger, når du tilbagekalder dit samtykke

Når du kommunikerer med os via e-mail eller andre kanaler:

Vi sletter dine oplysninger, når vi ikke længere har en legitim begrundelse til at opbevare dine oplysninger, hvilket er en konkret vurdering fra henvendelse til henvendelse.
Vi vil som udgangspunkt slette dine oplysninger senest 3 år efter sidste kontakt til dig i forhold til den konkrete henvendelse afhængig af henvendelsens indhold.

Når du søger en stilling hos os:

Vi sletter dine oplysninger senest 6 måneder efter endeligt afslag på den konkrete jobansøgning.

Når du deltager i et af vores arrangementer:

Vi sletter som udgangspunkt ikke situationsbilleder taget til et af vores arrangementer.
Hvis du har givet samtykke til brugen af billeder, sletter vi billedet, når du tilbagekalder dit samtykke.

Når du bor i en bolig – enten som ejer eller lejer – hvor vi er administrator for ejerforeningen:

Hvis du er ejer af en bolig i en ejerforening, vi administrerer, vil vi som udgangspunkt opbevare dine personoplysninger i en periode på op til 90 dage efter udløbet af den måned, hvor dit medlemskab ophørte (hvor du er fraflyttet din bolig).Såfremt administrationsaftalen mellem Tetris og ejerforeningen ophører, vil vi som udgangspunkt opbevare dine personoplysninger i en periode på op til 90 dage efter udløbet af den måned, hvor administrationsaftalen ophørte.Vi kan dog i visse situationer, hvor det er relevant at gemme oplysninger som dokumentation for administrationsaftalen mellem ejerforeningen og os, opbevare dine personoplysninger i en periode på op til 5 år fra udløbet af det regnskabsår, hvor dit medlemskab ophørte (hvor du er fraflyttet din bolig).
Opbevaring af dine personoplysninger sker for at opfylde vores retlige forpligtelser efter Bogføringsloven og af hensyn til forældelsesloven.
Hvis du er lejer af en bolig i en ejerforening, vi administrerer, opbevarer vi dine personoplysninger i en periode på op til 90 dage efter udløbet af den måned, hvor du er fraflyttet din bolig.

7. Hvordan sikrer vi dine oplysninger?

Vi har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

For at undgå datatab tager vi løbende back-up af vores datasæt. I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for dig for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, underretter vi dig hurtigst muligt om sikkerhedsbruddet.

8. Hvilke rettigheder har du overfor os?

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Vil du gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os på persondata@tetris.as. Gør du brug af en af dine rettigheder, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald handlingen så hurtigt som muligt.

Når du kontakter os, skal du oplyse, hvem du er, og hvad du ønsker. Vi kan bede om at du dokumenterer din identitet, hvis det ikke fremgår tydeligt i din første henvendelse.

Dine rettigheder er:

Ret til at anmode om indsigt, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger.
Ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
En ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring.
Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid. Det kan du gøre enten ved at bruge de frameldingsfunktioner, som er fremhævet i den seneste kommunikation modtaget fra os, eller ved at du kontakter os på persondata@tetris.as. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen foretaget inden din tilbagekaldelse af dit samtykke.
Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).

Der kan være betingelser eller begrænsninger til dine rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du f.eks. har ret til dataportabilitet eller sletning i det konkrete tilfælde – dette afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

9. Ændringer i persondatapolitikken

Vi forbeholder os ret til at ændre denne privatlivspolitik for at imødekomme nye teknologier, industripraksis, lovkrav eller andre formål.

Vi meddeler dig via e-mail hvis disse ændringer er væsentlige, og hvis det kræves af gældende lovgivning, vil vi indhente dit samtykke.

Du finder den gældende privatlivspolitik på www.tetris.as.